Hampir 2 Tahun WFH: Bagaimana Cara Menghadapi Berbagai Tantangan Kerja?

Dua tahun telah berlalu sejak hari pertama merebaknya pandemi Covid-19, sebuah fenomena global yang mengubah dinamika kehidupan masyarakat termasuk juga cara kita bekerja sama. Salah satu perubahan bisa terasa dari lahirnya kebijakan Work from Home (WFH) di berbagai sektor industri di Indonesia. Sebuah cara kerja baru yang diterapkan untuk mendukung kebijakan PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar)/ PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) yang dicanangkan pemerintah guna menekan jumlah peningkatan kasus Covid-19.

Di Heroleads sendiri, WFH sebenarnya bukan sebuah kebijakan baru karena sebelumnya perusahaan sudah memberikan fleksibilitas ini tiap bulannya pada para Heroes–panggilan untuk karyawan Heroleads. Namun tetap saja, akan selalu ada tantangan baru yang timbul ketika kebijakan WFH ini harus diterapkan secara berkelanjutan setiap harinya. Untuk membahas lebih dalam mengenai dampak kebijakan ini kepada para Heroes, saya telah berbincang dengan HR Director Heroleads Indonesia, Herfi Rani Ifdalia. Dalam obrolan kami, Herfi mengungkapkan ada 2 kesulitan utama yang dihadapi oleh karyawan, yakni dalam hal Productivity dan Company Engagement.

Herfi Rani Ifdalia, HR Director, Heroleads Indonesia

Productivity: How to Getting Things Done Efficiently

Istilah produktivitas pada umumnya sering digunakan dalam berbagai kegiatan produksi untuk menilai tingkat efisiensi yang terjadi antara input dan output. Salah satu faktor yang sangat mempengaruhi turunnya produktivitas kerja selama pandemi adalah karena tidak bisa bertemu tatap muka dengan rekan kantor. Seperti yang kita ketahui, saat WFH satu-satunya cara komunikasi yang dapat dilakukan adalah dengan chat atau meeting via online seperti Slack, Zoom atau Google Meet. 

Berkomunikasi melalui cara seperti ini kurang efisien dan cukup memakan waktu, karena terkadang kamu tidak langsung bisa mendapatkan respon dari rekan kamu. Saat menjadwalkan meeting pun kamu juga harus memperhatikan jadwal rekan kamu dan harus menunggu lebih lama jika mereka memiliki jadwal meeting lain. Inilah yang akhirnya membuat pekerjaan kamu jadi tertunda dan menumpuk. Untuk menghindari hal tersebut, kamu perlu memiliki time management yang baik. Misalnya saat menunggu konfirmasi untuk suatu tugas, kamu bisa mencicil pekerjaan lain sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia-sia.

Penting juga untuk menjaga koordinasi dengan manajer dan anggota tim. Selalu kabari progress dan kesulitan yang kamu hadapi saat mengerjakan suatu tugas. Dengan begitu, manajermu akan tahu apakah kamu sudah produktif atau belum.

Tentukan juga jadwal atau priority level pada tiap tugas. Pastikan bahwa priority level dari setiap tugasmu sesuai dengan apa yang diminta oleh manajer. Jangan sampai kamu sudah menyelesaikan suatu tugas ternyata manajer mu membutuhkan tugas lain yang dianggap lebih penting. Hal inilah yang akhirnya membuat manajer mu berpikir bahwa kamu tidak produktif.

Selain itu, mood juga bisa mempengaruhi produktivitas. Saat berada di rumah, mungkin kamu jadi lebih sering bosan, karena tidak bisa bertemu dengan banyak orang dan harus menghadapi suasana di rumah yang monoton  setiap harinya. Untuk mengatasi kejenuhan ini, cobalah berpartisipasi dalam event webinar untuk bertemu dengan orang-orang baru dan mempelajari hal baru di waktu luangmu. Umumnya saat seseorang secara aktif exploring new things, ia akan cenderung lebih termotivasi untuk terus berkembang dan menjadi lebih baik. Secara tidak langsung, hal ini akan meningkatkan semangatmu dalam berkarya.

Engagement: The Art of Connecting Beyond Worklife

You are not only here for work! Apakah kamu berkomunikasi hanya untuk membahas pekerjaan? Cobalah untuk mulai membangun interaksi dengan lebih banyak rekan kerjamu, bukan hanya sekedar dengan manajer atau anggota tim saja.

Lakukanlah percakapan-percakapan kecil sebelum membahas pekerjaan. Misalnya, kamu bisa menggunakan 5 sampai 10 menit pertama dalam meeting untuk menanyakan kabar rekan kerjamu. Hal ini berperan sebagai ice breaker yang dapat menumbuhkan rasa peduli dan kedekatan dengan lawan bicaramu. 

Jika kamu melakukan meeting tim, cobalah untuk melibatkan seluruh anggota tim untuk berkontribusi. Misalnya, berikan mereka waktu untuk berbicara baik itu mengajukan pertanyaan, pendapat atau melakukan presentasi. Dengan begitu, ia akan merasa bahwa kehadirannya memiliki makna, peran, dan kontribusi untuk tim.

Herfi juga menekankan pentingnya engagement rutin antar karyawan dengan atasannya. Hal ini tercermin dalam program one-on-one bulanan rutin yang diadakan di Heroleads Indonesia Pada sesi ini, karyawan Heroleads diberikan kesempatan untuk berdiskusi langsung dengan manajer mereka terkait pekerjaan hingga kesulitan yang mereka hadapi selama bekerja. Para Heroes juga bisa mendiskusikan dengan manajer mengenai support apa yang bisa diberikan perusahaan untuk mendukung pekerjaan, karir, dan personal development mereka masing-masing. 

Sesi ini diharapkan dapat memberikan rasa aman dan mendorong anggota tim mengkomunikasikan secara transparan mengenai kesulitan yang mereka hadapi. One-on-one juga bertujuan untuk menghindari masalah yang dipendam dan bisa meledak secara tiba-tiba di kemudian hari. Ingat, baik karyawan maupun manajer bukanlah mind reader yang bisa membaca pikiran satu sama lain. Klarifikasi dan konfirmasi akan lebih penting dari sekedar asumsi belaka.

Saat membahas mengenai tanggung jawab tim HR terhadap engagement karyawan, Herfi menegaskan pentingnya kontribusi dari karyawan secara keseluruhan dan mengingatkan bahwa: “Engagement is not only the HR part, it’s our responsibility.” Kegiatan boleh banyak, tapi kalau karyawan tidak secara aktif berpartisipasi maka hasilnya juga tidak akan maksimal. 

Di Heroleads Indonesia sendiri, tim HR membangun sebuah Engagement Committee yang terdiri dari perwakilan tiap divisi. Tujuan utamanya adalah mendengar aspirasi semua Heroes yang kemudian dituangkan dalam berbagai engagement event online selama masa WFH. Dari inisiatif ini, lahirlah beberapa kegiatan yang berhasil dilaksanakan dan mendapatkan respon baik, di antaranya:

• Come and Get It, sebuah kuis di channel Slack General di mana semua Heroes bisa berpartisipasi untuk menjawab pertanyaan yang diberikan via chat dan berkesempatan untuk memenangkan hadiah.
• Get to Know Me Well, sebuah sesi yang dilaksanakan tiap 2 minggu sekali, di mana akan ada 2 Heroes yang memperkenalkan diri dan mempresentasikan hidup mereka masing-masing selama 30 menit.
• Sharing Session, sebuah sesi yang mengundang pembicara  eksternal untuk meningkatkan pengetahuan dan skill para Heroes.

Dapat disimpulkan bahwa 3 hal utama yang perlu dijaga selama WFH yaitu communication, coordination, dan ownership. Jika kita mampu menjaga ketiga hal tersebut, kendala produktivitas dan kekompakan tim pasti bisa teratasi meskipun harus terhalang jarak.